A graeco rendszer alapjai

A program célja, hogy egyszerűen kezelhető és könnyen áttekinthető felületet nyújtson a háztartási költségek vezetésére és tervezésére. A program kialakítása biztosítja, hogy mindenki saját igényei szerint vezesse költségeit, az elnagyolttól az egészen aprólékos rögzítésig.

Alapfogalmak

Kategória
A bevételek, kiadások mindegyike besorolható valamilyen típusba: ezt adja meg a kategória. A kategóriák szabadon szerkeszthetőek, és lehetőség van a kategóriák finomítására, azaz alkategóriák felvételére.

Az ábrán egy példa látható a kategóriák egy lehetséges kialakítására, mely szerint háromféle tételt különböztetünk meg: Bevétel, Kiadás és Megtakarítás. A kiadásból eddig az Élelmiszer típust vettük fel, mely kétféle lehet: Tejtermék vagy Zöldség-gyümölcs. Természetesen a tétel kategóriája lehet akár az Élelmiszer is.



Aprólékosabb kategóriák esetén ugyan több munkával jár a tételek nyilvántartása, ám a diagramokon így jobban megkülönböztethetőek lesznek az egyes kiadások, az elköltött összegek.

Tétel
Egy tétel egy adott kiadást/bevételt jelöl: megadható hozzá a tétel kategóriája, időpontja, összege és egy opcionális megjegyzés.

Szakasz
A szakasz egy névvel, kezdő és végdátummal rendelkezik: az ezek közé eső tételek tartoznak a szakaszba.

Tegyük fel, hogy az alábbi tételeink és szakaszaink vannak:

KategóriaDátumÖsszegMegjegyzés
Élelmiszer2012-12-14740
Zöldség-gyümölcs2012-12-15320Alma
Tejtermék2013-01-02250

NévKezdődátumVégdátum
December2012-12-012012-12-31
Tél2012-12-012013-02-28

A fentebb leírtak szerint a December szakaszba az első és a második tétel tartozik, míg a Tél szakaszba mindhárom tétel beleesik. Látható, hogy a szakaszok át is fedhetik egymást, ez egyben lehetőséget nyújt a hosszabb, akár több hónapot átfedő időszakok vizsgálatára. Egy szakasz törlésével az abba eső tételek nem törlődnek. Egy szakasz tehát egy időtartamot határoz meg, és az ebbe eső tételeket öleli közre.


A program felépítése

A belépés után az alábbi nyitóképernyő fogad minket, amely négy fő részre tagolódik.

A program egy előre elkészített egyszerű kategóriaszerkezetet ad, melyet a felhasználó tetszése szerint alakíthat át. Hasonló módon, automatikusan létrejön egy szakasz, mely az aktuális hónapra szól.

Eszközök
Itt négy eszköz segíti a felhasználót, mindegyik eszköz az ikonjára történő kattinással választható ki:

Kategóriák
Számológép
Naptár
Beállítások

Szakaszkezelő
Itt vehetünk fel szakaszokat, vagy törölhetjük, módosíthatjuk a már felvetteket. Itt válaszhatjuk ki, hogy melyik legyen az aktuális szakasz, azaz mely dátumok közé eső tételeket akarjuk vizsgálni.

Tételek és összefoglaló
Három funckió kiválasztására van lehetőség az ikonjukra történő kattintással:

Tételek áttekintése, kezelése
A szakasz összefoglaló áttekintése, a tervezett költségek beállítása, ellenőrzése
A szakasz áttekintése diagram segítségével

Előfordulhat olyan eset, amikor egy funkció letiltásra kerül, és nem megnyitható. Ilyen például az az eset, amikor nincs egyetlen tételünk sem: ekkor a grafikon fül inaktívvá válik, ezt annak szürke háttérszíne jelzi.

Állapotsor
Itt jelennek meg a program visszajelzései, mint például sikerült-e egy tételt felvinni, de ugyanitt jelzi az alkalmazás azt is, ha valamelyik megadott adat hibás. Az információs üzenetek zöld, a hibaüzenetek piros háttéren jelennek meg.


A gyorskitöltés funkció

A program használata során adatfelvitelnél szükséges kategória és dátum típusú mezőket kitöltenünk. Ennek megkönnyítésére szolgál a gyorskitöltés funkció, mely segítségével két kattintással felvihető a kivánt adat. Mivel a mezőket a program tölti ki a kattintások alapján, így hibás adatfelvitel sem lehetséges.

Kategória típusú mezők
A tételek felvitele, szerkesztése, szűrése esetén szükséges egy mezőben megadnunk a tétel kategóriáját. A kategória felvitele az alábbi műveletsor segítségével történik – a dőlt betűs műveletek automatikusan hajtódnak végre:

  • A kategória mezőre történő kattinás
  • Az eszközöknél a kategória fül automatikusan megnyílik
  • A kiválasztott kategóriára történő kattinás
  • A kategória beíródik a mezőbe

Amennyiben a második kattintáskor nem kategóriára kattintunk, a mező tartalma nem kerül módosításra.

Dátum típusú mezők
Dátumot mind a tételek, mind szakaszok kezelésekor kell megadnunk. A dátumok felvitele az előzőekhez hasonlóan két kattintással történik – a dőlt betűs műveletek automatikusan hajtódnak végre:

  • A dátum mezőre történő kattinás
  • Az eszközöknél a naptár fül automatikusan megnyílik
  • A kiválasztott dátumra történő kattinás
  • A dátum beíródik a mezőbe

Amennyiben a második kattintáskor nem dátumra kattintunk, a mező tartalma nem kerül módosításra.

A folyamatot ábrákkal illusztrálva:

Ezen az ábrán a Számológép van megnyitva, majd rákattintunk az egyik dátum típusú mezőre.

A kattintás után a Naptár automatikusan aktiválódott.


Rávisszük az egérkurzort a kivánt napra, és kattintunk: a kiválasztott dátum beíródott a mezőbe.

Eszközök


Kategóriák kezelése

Az alapfogalmaknál már láttunk példát a kategóriák használatára. Ez az eszköz több feladattal is bír: itt tartjuk karban a kategóriákat, de segíti a munkát a tételek felvitelénél és a diagramos megjelenítésnél is. Ebben a fejezetben a kategóriák kezelését – létrehozás, átnevezés, áthelyezés, törlés, – ismerjük meg, az egyéb funkciókat a nekik megfelelő helyeken tárgyaljuk.

Az ábrát már láttuk a bevezetőben. Háromféle kategória különböztethető meg – ebben az ikonjaik is segítenek.

Ez az ikon jelöli a főkategóriát.
Szülőkategória: tartozik hozzá alkategória.
A normál kategória.


A szülőkategóriák becsukhatóak, kinyithatóak, így az alkategóriáik láthatatlanná, láthatóva válnak. Ehhez kattintsunk az ikonjuk előttük található , jelekre. Az alkategóriák láthatóságát a, az elrejtését aikon jelzi.

Bármely kategóriára kattintva – néhány kivételtől eltekintve – megjelenik egy menü, illetve a kijelölt menü háttere megváltozik:. A kijelölt elemre való újabb kattintással az elem kijelölése megszűnik.

Az ikonok segítségével az alábbi műveletek hajthatóak végre:

Új alkategória létrehozása
A menüpont segítségével új alkategóriát hozhatunk létre a kijelölthöz, többszintű kialakítás is lehetséges. Megjelenik egy szövegmező,melybe beírható a kívánt név, majd amegnyomásával vihetjük fel az új alkategóriát. A művelet visszavonása asegítségével lehetséges.

Átnevezés
A menüpont segítségével nevezhető át a kategória. Megjelenik egy szövegmező benne a régi névvel, ide írható be a kívánt új név. A művelet végrehajtása, visszavonása az előzőleg leírtakhoz hasonlóan lehetséges.

Áthelyezés
Az áthelyezés segítségével egy kategória és – ha van – annak összes alkategóriája helyezhetó át. Az elem kiválasztása után kattintással ki kell jelölnünk azt a kategóriát is, ahová át szeretnénk helyezni. Ekkor jelenik meg az elfogadást jelzőikon: megnyomásával a művelet végrehajtódik. Visszavonás asegítségével lehetséges.

Az alábbi helyzetben a Bérlet kategóriát szeretnénk áthelyezni a Fix költség kategóriába. Ehhez először rákattintunk a Bérletre, ezzel kiválasztjuk azt. Ezután a Fix költségre történő klikkeléssel jelöljük ki, hogy ide kívánjuk áthelyezni. Az elfogadás utáni állapotot mutatja a harmadik kép: a kategória áthelyezésre került.

Törlés
A törlés csak normál kategóriák esetén elérhető funkció, a fő- és szülő kategóriák nem törölhetőek. A működés hasonló az áthelyezésnél leírthoz. Itt is szükséges egy második kategóriát megjelölnünk a törlés előtt, mely azt jelzi, hogy a törlendő kategóriába tartozó elemek hová kerüljenek át, melyik kategóriába tartozzanak ezentúl.


Számológép

A számológép egyszerű számításokat tesz lehetővé. Egérrel és billentyűzettel is vezérelhető.

Agombbal a legutolsó karakter, míg agomb segítségével az egész képernyő törölhető.


Naptár

A naptár az időben való tájékozódást támogatja, valamint a dátum típusú mezők adatbevitelét segíti – utóbbi funkciója később kerül részletezésre. Az aktuális nap más háttérszínű, s ehhez hasonlóan az egérkurzorral kijelölendő nap is megváltoztatja színét. A naptár aés agombok segítségével lapozható.

Beállítások

Ezen a panelen két funkció érhető el, melyek a felhasználói fiók kezelésére szolgálnak.

Jelszó megváltoztatása
Erre a menüpontra kattintva a regisztrációkor megadott e-mail címre egy levél kerül kiküldésre: az ebben található linkre kattintva tehető meg a jelszó cseréje.

Regisztráció törlése
Ezen menüpont kiválasztásakor szintén egy e-mail kerül kiküldésre a regisztrációkor megadott e-mail címre: az ebben található linkre kattintva a regisztráció és minden a felhasználó által felvitt tétel végérvényesen és azonnal törlésre kerül a rendszerből.


Szakaszkezelő

A szakaszok egy-egy időtartományt ölelnek fel, és az ebbe eső tételek áttekintését teszik lehetővé. A programban lehetőségünk van szakaszokat felvenni, módosítani és törölni.

A szakaszok egymást át is fedhetik. Lehetséges például az, hogy minden hónapra külön-külön szakaszt veszünk fel, majd év végén egyet január 1-től december 31-ig terjedő időszakkal. Ez az év minden tételét magába foglalja majd, így lehetőséget nyújt az évvégi összeítésre, áttekintésre.

A szakaszok kezelése a képernyő tetején található sáv segítségével történik. Itt jelenik meg a kiválasztott szakasz, vagy amennyiben nincs ilyen, a Válasszon szakaszt! felirat.

A szakaszlista agombbal nyitható le, nyitott állapotban pedig ugyanezzel a gombbal csukható be. A lenyíló listában található az új szakasz felvitelére szolgáló elem is. Az aktuális szakaszt vagy az új szakasz felvitelét a megfelelő elemre történő kattintással tehetjük meg.

Új szakasz felvitele
Új szakaszt a lista lenyitása után az Új szakasz feliratú elemre történő kattintással vihetünk fel. Az ezután megjelenő mezőkbe kell beírnunk a szakasz nevét, a kezdő- és végdátumát: utóbbiakat a már tárgyalt gyorskitöltés funkció segítségével. A szakaszt amegnyomásával vesszük fel, a műveletet agombbal vonhatjuk vissza.

Az Új szakasz kiválasztása:


A kitöltendő mezők:

Amennyiben kiválasztottunk egy szakaszt, a menüben megjelennek a kiválasztott szakasz szerkesztésre és törlésre vonatkozó gombok is.

Szerkesztés
A szakasz neve, illetve kezdő- és végdátuma megváltoztathatóak a szerkesztés segítségével. A változtatásokat ajuttatja érvényre. A művelet asegítségével vonható vissza.

Törlés
A szakasz ezen funkció segítségével törölhető. A művelet végrehajtása és visszavonása az előzőekben leírtakkal megegyezően történik.

Figyelem: a szakasz törlésével a szakaszba eső tételek nem törlődnek! A szakasz csak egy időtartamot és az időtartamra vonatkozó – később tárgyalt – költségterveket tartalmazza!

Tételek és összefoglaló


Tételek

Az alábbi ábrán látható a tételek kezelésére szolgáló felület:
Öt fő része különböztethető meg, fentről lefelé haladva:

  • Szűrési lehetőségek
  • Fejléc
  • A tételek listája
  • Új elem felvitelére szolgáló sor
  • Lapozó

Szűrési lehetőségek
A tételek szűrése a tételek könnyebb áttekintését segíti, amennyiben például adott időszakra, árra, kategóriába tartozó tételeket szeretnénk csak a listában megjeleníteni. A lehetséges szűrési típusokat, és azok leírását tartalmazza az alábbi táblázat:

Szűrő neveLeírás
Nincs szűrésMinden tétel megjelenítésre kerül. Itt nincs kitöltendő mező a fejlécben.
KategóriaAz adott kategóriához tartozó tételek.
Kategória+Az adott kategóriához és annak alkategóriáihoz tartozó tételek.
Adott napAdott napon felvitt tételek.
Korábbi mintAdott naptól korábbi tételek.
Későbbi mintAdott naptól későbbi tételek.
Olcsóbb mintAdott összegtől olcsóbb tételek.
Drágább mintAdott összegtől olcsóbb tételek.
MegjegyzésAzon tételek, melyek megjegyzésében szerepel a megadott kifejezés.

A szűrés első lépéseként ki kell választani a szűrés kívánt típusát a címsorban található lenyíló listából. Ekkor a fejlécben megjelenik a szűréshez szükséges mező, melybe beírható a kívánt érték, majd a gombra történő kattintással aktiválható a szűrő. Az gomb megnyomásával elrejthetőek a szűrési beállítások, ekkor változás sem történik.

Az ábrán már kiválasztásra került az Adott nap szűrő, de még nem került elfogadásra:


A gomb megnyomása után az alábbi módon alakul a tétellista:


A panel címsorában megjelenik az aktuális szűrési beállítás is, így mindig nyomon követhető, milyen szűrő került utoljára beállításra.

Fejléc
A fejléc lehetővé teszi a tételek rendezését a fejlécben szereplő tulajdonságnak megfelelően. A rendezés a megfelelő fejlécre történő kattintással aktiválódik: az aktivitást a világosabb háttérszín jelzi. A rendezés iránya – növekvővagy csökkenő– a fejlécre történő ismételt kattintással változtatható meg.

A tételek listája
Itt található a szakaszba eső tételek listája – amennyiben van kiválasztott szakasz. Az egérkurzort egy sorra húzva az félkövérré válik, és megjelennek aszerkesztést valaminttörlést lehetővé tévő gombok. Tétel szerkesztésekor vagy törlésekor a szerkesztett sor háttérszíne megváltozik.
Szerkesztés esetén az értékek átírhatóak – a kategória és dátum mezők esetén a gyorskitöltést igénybe véve – és a változások agomb segítségével elmenthetőek. A művelet agomb megnyomásával vonható vissza. Tétel törlése esetén ugyanezek a gombok szolgálnak a törlés végrehajtására, illetve visszavonására.

Tipp: egy tétel szerkesztése a sorára történő dupla kattintással is előidézhető.

Új elem felvitelére szolgáló sor

Ezen mezők kitöltésével, és agomb megnyomásával vehetünk fel új tételt. Agomb törli a mezőkbe beírt adatokat.

Lapozó

Egy oldal 10 tétel megjelenítésére alkalmas, ettől több tétel esetén a lapozóval tudunk navigálni. A lapozóban megjelenik az éppen megjelenített tételek száma, az összes tételek száma, valamint az előre-hátra lapozáshoz és az egyes lapokra ugráshoz szükséges gombok.


Összefoglaló

Az alábbi ábrán látható az összefoglaló áttekintésére szolgáló felület. Ugyanitt állíthatunk be tervet kategóriánként az adott szakaszra.
Az adott kategória neve mellett megjelenik, hogy a kiválasztott szakaszban milyen összegű tételek tartoznak bele. Egy kategória összesítésébe beleszámítanak a belőle leágazó alkategóriák összesítései is. A fenti ábrán például megfigyelhető, hogy a Fix költség a Közös költség és a Bérlet összege.

A tájékozódást segíti, hogy egy kategória fölé víve az egérkurzort, nemcsak az aktuális sor emelődik ki, hanem halványabban azok a kategóriák is, melyek tételei beletartoznak az adott kategória összesítésébe.



A fenti ábrán látható, hogy mely kategóriák tételei teszik ki a Kiadás kategória összegét.

A könnyebb átláthatóság érdekében, egy kategória alkategóriái a sorra történő kattintással eltüntethetőek, megjeleníthetőek. Az alkategóriák láthatóságát a, az elrejtését aikon jelzi.

Terv beállítása
Az egérkurzort adott kategória sora fölé húzva, és agombot választva, vagy a sorra duplán kattintva tudunk tervet megadni. A terv az adott szakasz adott kategóriájára vonatkozik.

A terv agomb segítségével menthető. A művelet agomb megnyomásával vonható vissza. Terv törléséhez elegendő üres mezőt, vagy 0 értékű tervet elmenteni.

Terv ellenőrzése
Amennyiben adott kategóriához van beállított terv, a program kijelzi, hogy százalékosan hol tart a kategória összege a tervezetthez viszonyítva.

A fenti ábrán látható, hogy a Kiadás 29880Ft-on áll a tervezett 27000Ft-hoz viszonyítva, ez 111%-os arányt jelent. A sáv színe segít szemmel eldönteni a túllépés mértékét: csekély túllépés esetén zöld, jelentős túllépés esetén vöröses az árnyalata.

Diagram

A program képes egy szakasz aktuális állapotát, a kategóriák összegeit grafikusan megjeleníteni. Ennek előnye a könnyű, interaktív áttekintés, mely jól szemlélteti a családi költségvetés kiadásait, bevételeit. A jelenleg elérhető háromféle diagram – melyek között a címsorban található lenyíló menü segítségével választhatunk – más-más oldalról közelíti meg az adatok megjelenítését:

  • Oszlopdiagram: egy kategória közvetlen alkategóriáinak viszonya
  • Kördiagram: a különféle kategóriák globális viszonya, minden szint megjelenik
  • Összegdiagram: az egyes kategóriák összegének időbeli változása

Minden diagramon egy mezőre (oszlop, körcikk, terület) húzva az egérkurzort, megjelenik egy összefoglaló doboz, mely tartalmazza a vizsgált kategória összesítését, és a szülőkategóriáihoz mért arányát. (Tehát, hogy az egyes szülőkategóriák hány százalékát teszi ki az adott kategória.)

Amikor a diagram aktív, az Eszközök közül a Kategóriák fül a diagram vezérlését szolgálja. Egy-egy kategória fölé húzva az egérkurzort kiemeli a hozzá tartozó körcikkeket a diagramon. A diagram lehetőséget biztosít arra is, hogy részletesebben, kategóriákba menően megvizsgáljuk az adatainkat. Ehhez minössze a Kategóriák fülön a kívánt kategóriára kell kattintani. Ekkor a kiválasztott kategória és az ő alkategóriái kerülnek csak kijelzésre.

A háromféle diagramról látható egy-egy ábra az alábbiakban. Mindegyik megjelenítési módnak megvan a maga előnye és hátránya.